- JAK POWINNA WYGLĄDAĆ EWIDENCJA KSIĘGOWA OTRZYMANYCH PRZEZ ORGANIZACJĘ DARÓW ŻYWNOŚCI Z BANKU ŻYWNOŚCI SOS W WARSZAWIE?
Jednym ze źródeł przychodów organizacji są darowizny. Bank Żywności SOS przekazuje darowiznę stowarzyszeniu, fundacji lub organizacji kościelnej, działającym na rzecz określonych celów społecznych albo na cele kultu religijnego. Cele te określa ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W przypadku darowizny żywności potwierdzeniem jej otrzymania jest protokół przekazania tej darowizny oraz dokumenty potwierdzające faktyczne wydatki związane z tą darowizną.
Organizacja powinna mieć regulamin zawierający zasady przechowywania, rozdzielania i ewidencji darów żywności.
W celu prawidłowego przyjęcia darów pod względem ilościowym i wartościowym od darczyńcy powinna zostać powołana komisja, do obowiązków której należy:
- sprawdzenie dokumentów dostawy pod względem zgodności ilości wykazanej w dokumencie dostawy z ilością faktyczną (dokonuje się tego najczęściej razem z darczyńcą lub z dostawcą towaru),
- sporządzenie protokołu przyjęcia w obecności darczyńcy, przedstawiciela darczyńcy lub dostawcy oraz magazyniera, który przyjmuje darowiznę na stan magazynowy, lub innej osoby upoważnionej do przyjmowania darowizn,
- po dokonaniu przyjęcia na podstawie protokołu – przystąpienie do wyceny przyjętej darowizny, biorąc za jej podstawę obowiązujące ceny w kraju identycznych lub zbliżonych przeznaczeniem i wartością użytkową artykułów.
Na podstawie protokołu przyjęcia, magazynier powinien przyjąć na stan magazynowy wymienione artykuły, wystawiając dokument magazynowy „Pz”.
Dary otrzymane od darczyńców lub dostawców przechowywane są w magazynie organizacji do czasu ich wydania do używania. Dary mogą być wydawane z magazynu wyłącznie na podstawie dowodów określonych w Instrukcji obiegów dokumentów „Rw”.
Otrzymane dary podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej i księguje się je zapisem:
- Wn konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”,
- Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Dowodem stanowiącym podstawę dokonania ww. księgowania jest protokół przyjęcia darów lub oryginalny dokument dostawy, wraz z dokumentem magazynowym przyjęcia na stan „Pz”.
Rozchód darów ujmuje się na podstawie wystawionych dokumentów rozchodu magazynowego „Rw”:
- Wn 410 „Zużycie materiałów i energii”,
- Ma konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”.
Jeśli otrzymana darowizna jest niewielka oraz zostaje zużyta od razu (zwykle tego samego lub kolejnego dnia), można ją zaewidencjonować z pominięciem kont magazynowych. Taka ewidencja również musi wynikać z przyjętego przez organizację regulaminu otrzymywania darów rzeczowych.
Otyzymane i od razu zużyte dary żywności ewidencjonowane są w księgach rachunkowych w następujący sposób:
- Wn 410 „Zużycie materiałów i energii”,
- Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Takie księgowanie darów nie zmienia wyniku finansowego organizacji, jednocześnie powiększając jej przychody i koszty.
- JAKIE AKTY PRAWNE REGULUJĄ FUNKCJONOWANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH?
Funkcjonowanie organizacji regulują podstawowe przepisy:
- ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Księgowo-finansowe przepisy reguluje:
- ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.
- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Równolegle obowiązuje organizację znajomość przepisów podatkowych:
- ustawa o podatku dochodowym osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.
- ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
- ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r
- KIM JEST KIEROWNIK JEDNOSTKI I JAKIE MA OBOWIĄZKI?
Art. 3. ustawy o rachunkowości określa pojęcie kierownika jednostki. Zgodnie z tym zapisem kierownikiem organizacji jest organ jedno lub wieloosobowy (zarząd), który zgodnie z obowiązującymi organizację przepisami prawa i statutu, uprawniony jest do zarządzania nią, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie rachunkowości należy:
- ustalenie i aktualizacja dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości – w formie pisemnej,
- może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych,
- ustala zdolność jednostki do kontynuowania działalności, uwzględniając wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego,
- podejmuje decyzję o stosowaniu ewidencji ilościowo-wartościowej, ewidencji ilościowej lub ewidencji wartościowej,
- dokonuje wyboru wariantu rachunku zysków i start (kalkulacyjny albo porównawczy), ewentualnie decyzje o sprawozdawczości dla mikroprzedsiębiorstw,
- zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego,
- podpisuje – podając zarazem datę podpisu – sprawozdanie finansowe wraz z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- przedstawia je do zatwierdzenia właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu,
- powiadamia właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki w przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie,
- zapewnia dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki,
- zawiera umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych,
- w podmiotach prowadzących działalność gospodarczą – składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego,
- wyraża zgodę na udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części,
- informuje, o miejscu przechowywania dokumentacji w przypadku likwidacji jednostki, właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
- CZY DAROWIZNY TRZEBA KSIĘGOWAĆ?
Darowizny rzeczowe tak jak inne przychody np. finansowe podlegają ewidencji rachunkowej. Powinny być ujmowane, a ich rozchód – wydanie na cele statutowe, również powinno być udokumentowane i powiększyć wartość kosztów prowadzonej działalności.
- CZY TRZEBA KSIĘGOWAĆ DAROWIZNĘ O BARDZO MAŁEJ WARTOŚCI?
O progu istotności otrzymanej darowizny decyduje kierownik jednostki (zarząd) w polityce rachunkowości. Jednostkowo darowizna rzeczowa może być niskiej wartości i wówczas może zostać pominięta. Jednak, gdy takich jednostkowych obiektów jest dużo to wartość globalna jest już znaczna. Brak tej informacji zniekształci sprawozdanie finansowe.
Decyzja zależy od organizacji i jej sytuacji finansowej. Dla bardzo małej jednostki darowizna 50 zł może być znacząc pozycją, a dla dużej i 150 zł okaże się mała wartością.
- DLACZEGO TRZEBA WYCENIĆ DAROWIZNĘ?
Wycena z złotych polskich jest konieczna dla ujęcia danych w księgach rachunkowych.
Kierownik jednostki może zdecydować o prowadzenie tylko ewidencji ilościowej z pominięciem wartości. Wówczas w księgowości nie pojawią się dane o przychodach i kosztach. Ma to znaczenie dla sprawozdawczości – im mniej danych księgowych tym skromniejsze sprawozdania roczne, słabszy wizerunek w porównaniu z inną organizacją pomocniczą.
- JAK WYCENIĆ DAROWIZNĘ?
W przypadku otrzymana darowizny rzeczowej możemy mieć kilka sytuacji i z nich będzie wynikał sposób wyceny.
Podstawa wyceny może być:
- umowa z darczyńcą, z której wynika wartość obiektu/towaru,
- oświadczenie darczyńcy i obdarowanego, z którego wynika ustalona wspólnie wartość i przedmiot darowizny – ma to zastosowanie do osób fizycznych, ponieważ na podstawie takiego dokumentu darczyńca ma prawo odliczyć darowiznę w swoim zeznaniu rocznym,
- faktura, która osoby prawne lub osoby fizyczne prowadzące dzielność gospodarczą, wystawiają dokumentując darowiznę na potrzeby rozliczenia swoich podatków,
- wartość rynkowa takiego samego lub podobnego przedmiotu/towaru dostępnego na rynku, gdzie działa organizacja – w przypadku, gdy nie znamy darczyńcy, chce pozostać anonimowy, odmawia podania wartości.
W przypadku własnej wyceny należy zebrać informacje o lokalnych cenach.
Źródłem informacji może być internet, cenniki z reklam i informacji handlowych, dane z lokalnego sklepu. Organizacja wewnętrznie określa ile ofert zbierze – zwykle porównuje się trzy oferty. Wycenę własna należy udokumentować notatką lub kalkulacją, z której wynikać będzie procedura jaką zastosowano, jakie dane wzięto pod uwagę i ostateczną wartość jaka przyjęto. Zebrane oferty należy zachować. Wartość ostateczna można przyjąć jako:
- średnią z zebranych ofert
- najniższa z zebranych
- najwyższą z zebranych
W przypadku określenia stałego sposobu działania stosowne zapisy ujmuje się w polityce rachunkowości. Na nią możemy się tez powołać w przypadku kwestionowania sposobu wyceny.
- CZYM JEST INWENTARAZYCJA I CZY JEST OBOWIĄZKOWA?
Inwentaryzacja to weryfikacja zapisów ujętych w ewidencji księgowej organizacji. Przeprowadza się ją na drodze np. spisu z natury lub potwierdzenia z innymi podmiotami w obszarze posiadanych lub przekazanych do użytkowania środków, obiektów oraz należności i zobowiązań zewnętrznych i wewnętrznych organizacji.
Częstotliwość inwentaryzacji i sposoby jej prowadzenie określa ustawa o rachunkowości w rozdziale 3.
Inwentaryzacja jest obowiązkowa, gdyż ma zadanie potwierdzić wartości ujęte w księgach rachunkowych poprzez ich weryfikację z tym czym faktycznie dysponuje organizacja. Pozwala ona ustalić właściwe gospodarowanie środkami pieniężnymi, obiektami w magazynach, rozliczeniami z podmiotami zewnętrznymi. Ujawnia ewentualne niedobory i szkody, które należy wyjaśnić i ustalić możliwość ich uregulowania.
- CO ZROBIĆ W SYTUACJI, KIEDY OTRZYMANA FAKTURA MA DATĘ GRUDNIOWĄ A DAROWIZNA DOTARŁA DO ORGANIZACJI W STYCZNIU?
Organizacja otrzymała darowiznę w roku następnym i tak ujmuje jej wartość – przychód i wpływ do magazynu lub natychmiastowe wydanie podopiecznym mają miejsce w styczniu i tak powinny być zaewidencjonowane.
- JAK NALEŻY POTWIERDZIĆ WYDANIE DAROWIZNY PODOPIECZNEMU?
Forma jest ustalana wewnętrznie przez organizację – może to być lista imienna prowadzona w formie indywidualnej, zbiorczej, m-cznej, kwartalnej.
Mogą to być kwity magazynowe tzw WZ.
W przypadku odmowy potwierdzenia odbioru przez podopiecznego (przy jednoczesnej decyzji organizacji, że mimo tej odmowy przekazywana jest pomoc), potwierdzenie jest sporządzane wewnętrznie przez osobę oddelegowaną do wydawania pomocy.
Np. Potwierdzam wydanie… w dniu… (ilu?) osobom pomocy w ramach działań…
- CZY ORGANIZACJA MOŻE SPRZEDAĆ SWÓJ MAJĄTEK, KTÓRY DOSTAŁA W DAROWIŹNIE, NP. KOMPUTER, DRUKARKA?
Tak, o ile darczyńca w jakiś sposób nie zastrzegł/ograniczył tego w warunkach przekazania darowizny.Sprzedaż przedmiotów darowizny reguluje ustawa o pożytku publicznym i wolontariacie poprzez wskazanie takiego działania jako formy odpłatnej działalności pożytku publicznego.
Jednocześnie dla podmiotów, które nie prowadzą działalności odpłatnej, nie mają jej uregulowanej w statucie lub innym akcie wewnętrznym zawsze istnieje możliwość uznania przedmiotów otrzymanych w darowiźnie jako elementów majątku trwałego i gospodarowania nim zgodnie z najlepszym interesem społecznym i ekonomicznym organizacji.
Z punktu rachunkowego takie działanie (przy założeniu jednostkowej sytuacji tego typu) będzie miało charakter działań operacyjnych.Jeśli przedmiot darowizny jest zbyt cenny (np. jest to dzieło sztuki) i większe korzyści uzyska organizacja sprzedając taki dar to jest to właściwy kierunek.
Podobnie jest w przypadku darowizny, która generuje koszty, na które organizacja nie może sobie pozwolić np. posiadanie darowizny zabiera czas, uwagę lub pieniądze z obszaru, którym statutowo zajmuje się organizacja.
Optymalizacja kosztów to też działanie na rzecz oszczędności i gospodarnego zarządzania jednostką, gdyż za uzyskane ze sprzedaży darowizny środki, organizacja zakupi niezbędne dla podopiecznych towary lub usługi.
- CZY POLITYKA KSIĘGOWA ORAZ RACHUNKOWA SĄ OBOWIĄZKOWE? Polityka rachunkowości czyli spis zasad jakimi kieruje się organizacja i jej księgowość prowadząc ewidencję księgową, dokumentację, archiwizując dane, sporządzając sprawozdania finansowe jest obowiązkowa.
Obecnie coraz częściej przy kontroli nawet rozliczenia zadania publicznego wymagane jest okazanie posiadanej i przyjętej polityki rachunkowości.Wynika to z zapisów ustawy o rachunkowości m.in.:
Art. 4. 1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
[…]
- Rachunkowość jednostki obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; […]
Art. 5. 1. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, […]
Art. 10. 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości […]
