Zasady współpracy

Umawiające się strony, kierując się zasadami partnerstwa, życzliwości i lojalności oraz chęcią wzajemnego wspierania prowadzonej działalności statutowej, wyrażają wolę współdziałania w zakresie zmniejszania obszarów niedożywienia i niedopuszczania do marnotrawstwa żywności. Partnerzy zobowiązują się do stosowania w codziennej praktyce zapisów KARTY WSPÓŁPRACY i wzajemne sygnalizowanie niedociągnięć lub niedogodności w wypełnianiu jej zapisów.

ZADADY OGÓLNE

  1. Pozyskiwanie i dystrybucja artykułów odbywa się bezpłatnie.
  2. Żywność, którą przekazuje Bank, musi być zdatna do spożycia. Przekroczenie terminu przydatności do spożycia uniemożliwia dystrybucję chyba, że artykuł taki posiada atest lub opinię rzeczoznawcy.
  3. Żywność przekazywana jest zgodnie z ustalanym zapotrzebowaniem. Inicjatywa kontaktu należy do Partnera, który potrzebuje wsparcia lub do Banku, jeśli żywność powinna być szybko zagospodarowana.
  4. Współdziałanie partnera i Banku jest bezterminowe i obowiązuje obie strony z chwilą podpisania Karty Współpracy. Rezygnacja ze współpracy powinna być potwierdzona pisemnie.

OBOWIĄZKI I PRAWA BANKU ŻYWNOŚCI

  1. Bank stara się pozyskać i przekazać artykuły żywnościowe w dużej ilości i różne asortymentowo, ale nie zapewnia pełnego zaspokojenia potrzeb zaopatrzeniowych Partnera.
  2. Bank na swoim terenie zapewnia profesjonalne magazynowanie artykułów żywnościowych i przestrzeganie reżimów sanitarnych.
  3. Bank zastrzega sobie prawo wglądu w dokumentację przychodowo-rozchodową Partnera dotyczącą artykułów pochodzących z Banku oraz dostęp do informacji dotyczących magazynowania i gospodarki tymi artykułami.
  4. Bank zobowiązuje się do wydawania artykułów zgodnie ze stanem uwidocznionym na dokumencie WZ.
  5. Bank nie zapewnia Partnerom transportu artykułów do ich siedzib ani załadunku żywności (organizacja we własnym zakresie dokonuje załadunek odbieranego towaru).
  6. Bank Żywności ma prawo anulować całkowicie lub częściowo przydział żywności dla Partnera w przypadku, gdy nie odbierze on produktu w uzgodnionych z Bankiem Żywności terminie.
  7. Bank może występować do Partnera o pomoc przy pracach ładunkowych, w obsłudze magazynów i w organizacji transportu.
  8. Bank Żywności ustala wzór i zasady sprawozdawczości (zasady sprawozdawczości dotyczące żywności otrzymanej w ramach programu PEAD ustalane są na podstawie wytycznych Agencji Rynku Rolnego).

PRAWA I OBOWIĄZKI PARTNERA

  1. Partner dołoży wszelkich starań, aby zagospodarować otrzymane artykuły żywnościowe zgodnie z ich przeznaczeniem, aby nie dopuścić do marnotrawstwa.
  2. Partner zobowiązuje się nie dopuścić do handlu otrzymanymi z Banku artykułami żywnościowymi.
  3. Partner ustala z Bankiem terminy odbioru oraz ilości i asortyment artykułów, a następnie przestrzega przyjętego terminarza. Odbiory są dostosowane do potrzeb i możliwości Partnera. Partner może odmówić przyjęcia oferowanej żywności.
  4. Partner zobowiązuje się do transportu i przechowywania otrzymanej żywności w sposób spełniający wszystkie wymagania określone w obowiązujących przepisach prawnych odnoszących się do przechowywania poszczególnych rodzajów gotowych artykułów spożywczych (w szczególności zachowania ciągu chłodniczego w przypadku dystrybucji masła i serów oraz przechowywania masła z takimi artykułami, które nie mogą wpływać ujemnie na jego jakość). Pomieszczenia magazynowe powinny być czyste, suche, wyposażone w regały lub palety, na których powinna być składowana żywność oraz urządzenia chłodnicze do przechowywania produktów wymagających temperatur chłodniczych. Transport powinien być dostosowany do odbioru żywności, czyli czysty i suchy, a w przypadku korzystania z przyczep – powinna być wyposażona w nakrycie.
  5. Osoba reprezentująca Partnera wobec Banku legitymuje się pisemnym upoważnieniem (stałym lub jednorazowym).
  6. Odbiór towarów jest kwitowany na kopiach faktur podpisem osoby upoważnionej i pieczątką nagłówkową Partnera. Pokwitowanie to jest potwierdzeniem zgodności asortymentu i ilości artykułów z dokumentami oraz akceptacją ich jakości i terminów przydatności do spożycia. Oryginał faktury Partner dołącza do swojej dokumentacji księgowej.
  7. Partner zobowiązany jest do prowadzenia rzetelnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność podopiecznych do uzyskania pomocy żywnościowej. Podopieczni powinni spełniać kryteria określone w artykule 5,  artykule 7 ustawy o pomocy społecznej. Dodatkowo przy kwalifikowaniu osób, należy stosować kryterium dochodowe, tj. 150 % kwoty o której mowa w artykule 8 ustawy o pomocy społecznej.
  8. Partner zobowiązuje się również do prowadzenia dokumentacji dotyczącej dystrybucji żywności otrzymanej z Banku Żywności SOS w Warszawie według zaproponowanych przez Bank wzorów dokumentów.