Umawiające się strony, kierując się zasadami partnerstwa, życzliwości i lojalności oraz chęcią wzajemnego wspierania prowadzonej działalności statutowej, wyrażają wolę współdziałania w zakresie zmniejszania obszarów niedożywienia i niedopuszczania do marnotrawstwa żywności. Partnerzy zobowiązują się do stosowania w codziennej praktyce zapisów KARTY WSPÓŁPRACY i wzajemne sygnalizowanie niedociągnięć lub niedogodności w wypełnianiu jej zapisów.
ZADADY OGÓLNE
- Pozyskiwanie i dystrybucja artykułów odbywa się bezpłatnie.
- Żywność, którą przekazuje Bank, musi być zdatna do spożycia. Przekroczenie terminu przydatności do spożycia uniemożliwia dystrybucję chyba, że artykuł taki posiada atest lub opinię rzeczoznawcy.
- Żywność przekazywana jest zgodnie z ustalanym zapotrzebowaniem. Inicjatywa kontaktu należy do Partnera, który potrzebuje wsparcia lub do Banku, jeśli żywność powinna być szybko zagospodarowana.
- Współdziałanie partnera i Banku jest bezterminowe i obowiązuje obie strony z chwilą podpisania Karty Współpracy. Rezygnacja ze współpracy powinna być potwierdzona pisemnie.
OBOWIĄZKI I PRAWA BANKU ŻYWNOŚCI
- Bank stara się pozyskać i przekazać artykuły żywnościowe w dużej ilości i różne asortymentowo, ale nie zapewnia pełnego zaspokojenia potrzeb zaopatrzeniowych Partnera.
- Bank na swoim terenie zapewnia profesjonalne magazynowanie artykułów żywnościowych i przestrzeganie reżimów sanitarnych.
- Bank zastrzega sobie prawo wglądu w dokumentację przychodowo-rozchodową Partnera dotyczącą artykułów pochodzących z Banku oraz dostęp do informacji dotyczących magazynowania i gospodarki tymi artykułami.
- Bank zobowiązuje się do wydawania artykułów zgodnie ze stanem uwidocznionym na dokumencie WZ.
- Bank nie zapewnia Partnerom transportu artykułów do ich siedzib ani załadunku żywności (organizacja we własnym zakresie dokonuje załadunek odbieranego towaru).
- Bank Żywności ma prawo anulować całkowicie lub częściowo przydział żywności dla Partnera w przypadku, gdy nie odbierze on produktu w uzgodnionych z Bankiem Żywności terminie.
- Bank może występować do Partnera o pomoc przy pracach ładunkowych, w obsłudze magazynów i w organizacji transportu.
- Bank Żywności ustala wzór i zasady sprawozdawczości (zasady sprawozdawczości dotyczące żywności otrzymanej w ramach programu PEAD ustalane są na podstawie wytycznych Agencji Rynku Rolnego).
PRAWA I OBOWIĄZKI PARTNERA
- Partner dołoży wszelkich starań, aby zagospodarować otrzymane artykuły żywnościowe zgodnie z ich przeznaczeniem, aby nie dopuścić do marnotrawstwa.
- Partner zobowiązuje się nie dopuścić do handlu otrzymanymi z Banku artykułami żywnościowymi.
- Partner ustala z Bankiem terminy odbioru oraz ilości i asortyment artykułów, a następnie przestrzega przyjętego terminarza. Odbiory są dostosowane do potrzeb i możliwości Partnera. Partner może odmówić przyjęcia oferowanej żywności.
- Partner zobowiązuje się do transportu i przechowywania otrzymanej żywności w sposób spełniający wszystkie wymagania określone w obowiązujących przepisach prawnych odnoszących się do przechowywania poszczególnych rodzajów gotowych artykułów spożywczych (w szczególności zachowania ciągu chłodniczego w przypadku dystrybucji masła i serów oraz przechowywania masła z takimi artykułami, które nie mogą wpływać ujemnie na jego jakość). Pomieszczenia magazynowe powinny być czyste, suche, wyposażone w regały lub palety, na których powinna być składowana żywność oraz urządzenia chłodnicze do przechowywania produktów wymagających temperatur chłodniczych. Transport powinien być dostosowany do odbioru żywności, czyli czysty i suchy, a w przypadku korzystania z przyczep – powinna być wyposażona w nakrycie.
- Osoba reprezentująca Partnera wobec Banku legitymuje się pisemnym upoważnieniem (stałym lub jednorazowym).
- Odbiór towarów jest kwitowany na kopiach faktur podpisem osoby upoważnionej i pieczątką nagłówkową Partnera. Pokwitowanie to jest potwierdzeniem zgodności asortymentu i ilości artykułów z dokumentami oraz akceptacją ich jakości i terminów przydatności do spożycia. Oryginał faktury Partner dołącza do swojej dokumentacji księgowej.
- Partner zobowiązany jest do prowadzenia rzetelnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność podopiecznych do uzyskania pomocy żywnościowej. Podopieczni powinni spełniać kryteria określone w artykule 5, artykule 7 ustawy o pomocy społecznej. Dodatkowo przy kwalifikowaniu osób, należy stosować kryterium dochodowe, tj. 150 % kwoty o której mowa w artykule 8 ustawy o pomocy społecznej.
- Partner zobowiązuje się również do prowadzenia dokumentacji dotyczącej dystrybucji żywności otrzymanej z Banku Żywności SOS w Warszawie według zaproponowanych przez Bank wzorów dokumentów.
